这篇文章想和大家一起探讨一下组织管理、项目管理中的“责任”相关的话题。责任这个问题自古有,因为只要有人、有协作的地方会有问题产生,有问题产生有责任产生;而且算没有团队、没有协作,人们也常说你要“对自己负责任”,所以人是摆脱不了责任而独立存在。责任伴随着人的一生,也许是这样无处不在的“责任感”,促使人们不断前进,促进社会不断发展。
只不过在当今的工业化社会,社会分工细致,公司部门协作、跨国协作司空见惯的情况下,责任及相关的问题显得更加的突出和重要。因为一个有主人翁精神、有责任心的组织和团队,员工负起责任,组织上下齐心协力,为组织目标努力;而一个没有主人翁精神,没有责任心的,责任不明确的组织,成员之间互相扯皮、内耗,造成极大的决策成本、信息成本以及沟通成本,使得组织效率和士气低下,组织无法高效运行。
文章和大家一起探讨组织中的一些常见的责任现象,以及解决组织中关于责任扯皮、内耗的两种方法,即制度与自我管理。
责任及相关问题的产生
现代经济学讲究效率驱动,每个组织或个人都要发挥自己的竞争优势,导致了社会分工的细化、产业链和团队协作的形成。我们知道虽然在社会分工中,个体的效率会提高,但是在团体协作中也会产生一些额外的成本和问题,包括委托成本、信息成本、沟通成本和管理成本等,其中包括团队协作中的责任的扯皮和内耗的成本。
下图中,左边是传统的社会分工中员工社会网络,右边是现代国际化产业链、矩阵组织结构中的员工的社会网络。
1.左图中的圆圈代表每个员工,圈的大小代表员工的效率,可见当今由于社会分工细化,专业化,以及在一个岗位上专业工作经验增加后,员工的效率比传统的工作模式更高,更专。
2.现代社会分工中每个员工与周围人的协作增强了,也是员工的社会网络密度增加了。
3.现代社会分工中员工的社会网络密度的增加,增加了信息成本,沟通成本,管理成本,以及问题发生时的责任归属成本 - 也是人们常说的扯皮与内耗成本。
4.现代的社会分工中,虽然个体的效率增加了,但是增加了其它的成本。如果处理不好如因责任而导致的扯皮与内耗的成本,很有可能造成整体效率比传统模式更低下。
另外,专业化分工与工作密度的增加还会产生一系列的现象,如其中一个很的现象是“责任分散”现象:在组织协调中,当一个问题由一个人负责时,犹如个体户经营,那这个个体肯定是尽心尽责,富有主人翁精神,因为这是他一个人的“责任”。当分工细致(特别近几年全球化的分工与公司结构)一个任务由多人负责,甚至多个不同的人负责的情况,已经司空见惯, 这样的团体协作中,容易滋生“责任分散”的现象。 什么是责任分散?比如,在街头,四周只有你一个人,当你看到旁边有个小孩躺在地上哭,你一定会过去扶起小孩,然后提供你的爱心和帮助。但是,换另外一个场 景,在一个繁忙的街边,四周都是匆忙而过的人群,当你看到旁边有个小孩躺在地上哭时,你可能会随着人群走过。这是责任分散,当人越多时,大家都觉得,一 件事情可能是别人会去做,所以自己不去做了,而且自己不去做内心收到的谴责也不会很大。因为,所有的责任都分散到了所有的个体上,收到的内心的谴责也都分散到了所有的个体。
所以,分工带来个体效率的提高,但分工协作和社会网络密度的增加带来了一系列的责任及相关问题,如责任分散问题,责任的扯皮内耗的成本等。如果没有良好的管理制度,机制来确保由于协作带来的责任相关问题及成本,组织将陷入低效运行,抵消甚至拖垮个体分工带来的效率提高。
责任交叉,转移及集中现象
明确了组织中存在责任及相关问题后,我们来进一步分析组织中的一些责任现象,以便进一步寻求解决之道。