四、 应用项目管理软件的益处

应用项目管理软件有很多益处。下面介绍一些：

1． 精确性

应用项目管理软件的一个主要益处是可以大大提高精确性。对于大型项目，人工绘制网络图、计算起止时间、临近资源使用情况是非常困难的。项目管理软件有精确的算法来计算项目信息并设有大量内部例行程序检查用户的错误。

2． 经济性

基于个人电脑的项目管理软件售价约400-700美元。这个价格对于个人来说显得昂贵些，但对大多数业务而言，这样的软件确实物有所值。

3． 使用简便

近几年来，项目管理软件的操作使用变得极其简便，稍加训练可以完全掌握。这一特点，加上价格能接受，便利项目管理软件的用户迅速增加。

4． 处理复杂问题的能力

显然，项目管理软件在处理大型项目的某些方面（特别是数据方面）确实要比人工简便得多。对于只有少数活动的短期项目，人工方法也许行得通，但如果项目有数以千计的活动、上千种资源、持续几年时间，项目管理软件对如此复杂工作的协助作用显得必不可少了。

5． 可维护性和可更改性

对人工系统进行项目信息的维护和修改，通常是很麻烦的。例如，对某个项目的管理没有应用计算机，那么每次发生变化时，项目人员不得不人工重新设计网络图、重新核算成本。利用项目管理软件数据资源的任何更改都会自动反应到网络图表、成本表以及资源颁布表等这些项目文件中。这个功能会经常用到，因为无论你的计划做得多么完善，在过程中都必定会发生一些变化（至少一点儿）。

6． 保持记录

项目管理软件的一个主要优点是它能很好地保持记录。例如，可以保护有关各个团队成员的进度计划、各项任务及所用资源的数据资料。在准备优质的报表或将来做计划时，会用到这些数据资料。但是，用户必须不断更新文件，使记录保持不失去意义。

7． 速度

收集好相关数据资料并且输入后，软件能非常迅速地进行几乎每一种能想出来的计算。人工创建、修改计划、进度计划和预算，要花费几小时、几天或几个星期，但是，系统在分秒之内便可完成修改工作，省下的时间通常足够来支付软件的价格了。

8． 假设分析

进行假设分析是项目管理软件的一个超前进步的功能，也是它的一个显著优点。正如前面讨论的，假设分析使用户可以了解项目中发生的各种情形的效果。用户在软件上运行不同的情景，然后做出评估。这样，项目经理对某些偶发事件可以做好计划准备，并估计相应的结果。进行假设分析如果不使用软件是难以想象，甚至是不可能的。

五、 应用项目管理软件的注意事件

尽管使用项目管理软件有许多益处，但在使用过程中也有一些应该注意的地方，同时尽可能避免其中的一些陷阱。

1． 沉溺于软件程序中

有时，一些项目经理会沉溺于项目管理软件。某个项目经理可能会把大量时间投入软件中，摆弄那些报表、功能，把工件中主要的部分-人员抛在脑后。

2． 安全错觉

项目管理软件有时会使项目经理产生一种安全错觉。主要以几种方式：首先，项目经理会认为，由于有功能强大的软件，项目会管理完成得更出色。其次，如果项目偏离计划，项目经理会认为软件能有办法让项目回到正常轨道上来。第三，软件如果使用不当，它可能会显示项目进行良好，但实际情况却并非如此，单凭软件显示一切正常是远远不够的。

3． 信息超载

项目管理软件提供了众多的功能和大量信息。有时可怕的数量能导致危险局面。应该只使用有合适功能的软件。项目经理要克制自已，避免使用某些功能，生成更多的报表和数据资料，却对成功地完成项目毫无益处。

4． 学习曲线

要熟练使用项目管理包，确实需要花些时间。所需时间根据个人的不同情况和经历而不同。对于那些目前不使用计算机和商业软件的人来说，会有一个非常明显的学习曲线。然后，近几年来，由于软件越来越易于使用，使得为掌握软件应用而需要的学习培训时间大大缩短了。

5． 过度依赖于软件

由于项目管理软件的应用越来容易和有趣，同时软件提供了大量很有吸引力的特性，使得项目经理开始过分依赖于软件。对项目管理缺乏基本知识的人有时使用软件，但却不知道软件的真正用途。如果没有掌握项目管理的基本概念，软件没有什么意义了。通俗地说，项目管理软件仅仅是帮助你更有效率、有效果地工作的一个工具，软件自己并不能管理项目。你进行项目管理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的团队的技能。