这个项目的WBS(工作细分结构)如下:
在计划制定之后,项目的成功与否要看计划的执行,以及针对实际情况进行应变的能力。相对于技术人员,项目经理的工作重点是调度资源、监督和控制进度、指导工作。项目经理和各方面人员的沟通是确保项目顺利进行的有效手段。
俗话说:兵马未动,粮草先行。在项目实施中,除了人员到位,项目经理对各项资源的及时到位给予高度重视,注意和行政部门、商务部门配合,准备开发机房和各种设备软件;在需要到A企业开发软件和安装设备时,也事先通知和确认相应条件。碰到有的设备不能到位,寻找变通办法。有的项目失败在于项目经理只是从技术观点看项目管理,甚至认为这些内容应该是销售或者别的部门要事先准备好,殊不知清楚的还是项目团队本身,后往往会因为这些事情而影响项目的工作氛围,甚至是导致项目的延期。
根据项目的情况,项目经理确定应用软件的开发分两阶段:第一阶段是完成功能开发,第二阶段是界面确认和性能优化。确保软件开发更容易控制。
由于第一阶段是在B公司内部开发,因此各项进度还比较顺利,但是到了第二阶段,因为在现场开发,客户的参与程度有很大的提高,虽然对项目实施的人力资源有一定补充,但也带来明显的弊病(初项目成员都没有意识到),因为参与的客户人员会随时向项目组成员提出些修改要求,开始时项目成员有求必应,后来发现有的要求很有必要的,但有的要求则是很不成熟,来回变了好几次,尤其是随着项目的进展,对项目的不利影响越来越大。项目经理在和项目成员仔细沟通后,和销售人员商量对策,后向客户“晓之以理,动之以情”,说服客户:以合同为前提,如果确有必要修改,客户应尽量考虑成熟,但所有变动要以书面的正式形式通知项目经理。这样,问题很快得到控制。当然,能够达到这样的效果有一个很重要的前提是:项目组的工作一直是有成效的,得到A企业的信任。许多项目做着做着,作为承担项目实施的一方往往失去客户的信任,从而在碰到问题时很难取得客户的理解和支持,后只能埋怨客户故意刁难。
在项目实施的过程中,内部成员之间也出现过一些问题,比如彼此工作习惯的不同,甚至一些纯属个人范畴的事情也会被引入到项目中,从而对项目的工作气氛产生不良影响。项目经理在一开始注意和所有项目成员有非正式的沟通渠道,注意倾听他们的述说,使各自的情绪能够有排遣的空间;定期召开正式的会议,通报项目的进度、问题、新的计划等,确保项目运行在统一的方向上;不定期聚餐,活跃项目气氛;树立公正客观的工作环境,求异存同,使每个成员都有被尊重的感觉。有的项目往往只关注技术实现,而不关注成员的心理感受,使得工作效率降低,后导致项目不能按时保质完成。
鉴于项目涉及的无论是业务领域还是技术领域都是新鲜的,因此项目经理倡导有原则的让客户积极参与项目实施工作,其好处是:
对于客户,项目实施是透明的,提高了客户对B公司的信任度
终用户的积极介入,使得软件更适合业务需要,也更容易获得客户满意度
通过和终用户的密切配合,B公司更好的了解业务需要,为以后拓展其它类似企业的市场储备有关知识和人力资源。
2.3 结束阶段
在项目的执行阶段,项目经理主要关注的工作内容包括:
总结和移交存档各种资源(如设备、文档等),其目的是使得公司能够不断积累有关的知识。
对软件产品的发展提出建议,供公司领导决策,其目的是为继续拓展市场做准备。
项目成员工作的表彰和后聚会,一方面是对成员工作的认可,另一方面是提高成员对实施项目的认同感,“高兴而来,满载而归”。
3 总结分析
其实,任何一个项目在执行过程中都会碰到问题的,评价一个项目是否成功并不能以碰到问题的多少作为标准,其标准应是按时、保质实现预先确定的各项指标,比如说系统的功能、系统的性能等等。
在这个项目中,也碰到很多问题,比如:
客户的需求变化
资源的到位
成员的冲突等
这些问题是大部分项目都会碰到的,解决起来其实很简单,请看:
客户需求变化。理解客户业务,使用客户的语言,站在客户的角度思考问题,取得客户的信任;这样后客户也会站在你的角度替你思考问题的。其实,大部分客户都是通情达理的,问题在于我们实施项目时迈出的每一步。
资源的到位。理解尊重相关部门或合作伙伴的工作,从而让他们也理解尊重我们的工作并配合我们;获得领导的支持;原定资源不能到位时,不要一条路走到黑,一定可以找到替换办法的。
成员冲突。还是那个原则——理解和尊重,在项目中倡导互相的理解尊重,求异存同。求异有两方面含义:一是纯属个人空间,这样会使项目色彩更丰富;一是项目工作中,每个成员的职责都是不同的。类似的,存同也有两方面含义:一是发掘共同的爱好和话题,缩短彼此距离;一是工作中的共享部分,一定要有严格的相同标准。
对于项目经理,除了掌握必备的项目基本方法和管理工具(如计划制定、预算编制等),对项目背景和目标有清楚的理解和认识外,很重要的一点是与人交往的技巧了。成功项目经理和失败项目经理的大差别,可能在于如何和人打交道,如何和客户打交道,如何和公司领导打交道,如何和项目成员打交道。