项目办公室倾向于集权决策，但这并不意味着在实际决策过程中丧失了创造性和灵活性.一个配置良好的项目办公室的设立是为了支持项目组更有效的工作，而不是告知他们如何去工作；鼓励项目人员在工作中尽可能地发挥其创造性和独立性，同时他们的独立性又将受项目办公室所制定的程序约束。
　倡导建立项目办公室的人们必须澄清，项目办公室是为整个团体服务的，是通过维持一个有秩序的环境来对项目人员的工作提供支持，而非对他们进行限制。

建立交流计划

一开始，项目办公室的倡导者应该建立交流计划来实现项目办公室的自觉沟通。一个典型的交流计划有几部分组成，例如，应指定一个发言人来代表项目办公室发言，同时应建立从同事中收集信息反馈的机制，比如，走近他们并同他们交谈。应该开发出一些定期对员工进行有关项目办公室工作的培训，如发简报，等。

成立项目办公室

　　一旦项目办公室被批准成立，在其启动之前应关注并必须解决的以下几个问题：
　　▲项目办公室的职能；
　　▲项目办公室的编制；
　　▲项目办公室在组织机构中所处的位置以及实际工作地点的选择。

项目办公室的职能

如前所述，项目办公室可开展广泛的活动。一般来讲，项目办公室可以建立项目管理标准和维护计划编制软件。更进一步讲，项目办公室可以提供全方位的服务，例如咨询、辅导、培训、维护标准、维护计划软件和为项目经理提供后勤服务。
　当项目办公室建立时，首先要解决的问题是确定项目办公室应该做什么。

项目办公室的人员配备

项目办公室人员配备对于两方面比较敏感：一是，项目办公室在组织的项目管理中是否起这核心的指导作用，二是，项目办公室所支持的职能范围。
　如果项目办公室只是起简单的支持和辅助作用，那么，项目办公室人员配备则是比较简单的事，只由几个人组成便可：一位富有多年项目管理经验的主管、一位或两位富有扎实项目管理技巧的专业人员和一位能处理日常事务的专业文秘来进行文字处理和档案管理以及组织其他部门进行日常联系，等。或者，整个项目办公室只由一位全能的专家组成，由他主要负责项目管理。这种简单配置的主要作用在于，当组织内部出现项目管理的问题时，则采用具体项目具体处理的方式运作。
　如果项目办公室在组织中起着核心的指导作用，人员配备则较为复杂。项目办公室则应由一位主管、多位专业人员和行政管理人员组成。该主管应被正式赋予相当大的权利，以显示上层管理者对项目有效管理的严肃性。该主管在组织机构中的位置应等同于高层职能经理的位置。
　项目办公室的专业人员应具有广泛的经验和技巧，其中有新手能对基本预算提供技术支持，安排工作进程，配置资源和解决计算机软件问题等，也有专家能解决任何与项目相关的问题。行政管理人员应具备文字处理、数据库维护和办公室交流沟通等基本技能。
　项目办公室的人员配备也要随着其工作的变化而调整。如果项目办公室需要为组织制定项目管理标准和程序，那么，必需配备有相当实际经验的专业人员来进行；如果项目办公室提供咨询、辅导和培训，则要提供经验丰富的项目管理专家。

项目办公室的位置

应把项目办公室建立在合理的位置上。许多金融机构，例如银行和房地产公司，都把项目办公室设在信息部门里，这样设置之所以合理是因为许多金融机构的项目需要借助电信系统把人们联系起来，而其核心工作在信息服务部门。在以工程项目为主的组织里面，项目办公室常与组织的工程活动联系在一起。在其他类型的组织中，一般把项目办公室看作与合同、销售和财务部门并行的一个独立职能部门。