推荐方法

如果你确实想在管理项目公文时有所效果，你需要有一个将所有项目划分次序和类别的方法。图B显示了管理多个项目的一个方法，我发现它真的很管用。在你目前可用的时间和你的工作量的基础之上，将分配给你的每一个新的项目划分优先次序。这样可以使你准确地确定何时开始这个项目，它会如何影响你其他项目的时间进度。这里假设一切OK，你继续对项目任务进行分类（A，B和C），这样可以帮助你找出哪一个任务比其他任务更加重要。请注意在这里也可以使用例如网络图表或PERT图表等其他有价值的方法，但是我发现在管理多个项目时简单的方法才是有效的。而后这些任务将被包括在一个集中化的企业项目工具之中，例如：

Kidasa Milestones Professional
Project.net
Pacific Edge
PMOffice
Project Arena
WorkLenz
这里是用来做协调和跟踪工作的一些非常好的工具。毕竟，如果一个任务出现闪失，你希望可以看到发生的情况，这样你可以告知客户它对项目所造成的影响。

图B

你还应该：

确定你对每一个项目有多少可用的时间（使用图A之中的方法）。
根据客户的商业需要和IT策略将你的项目排出优先次序。
将所有的项目工作任务以A，B，C分类排出等级。
对于每一个项目在项目A上给予足够的时间和努力，然后再继续进行类别B和C。
如果你赶不上后期限或无法完成一个任务时要通知客户。
将所有的问题和风险放置在一个集中化的项目数据库之中以进行有效地汇报。
经验教训

这里是我们得到的一些关键的经验教训：

确定你是否已经超负荷运转。如果是的话，那么很可能你继续进行的任何一个新项目都会失败。
习惯性地不断将项目任务排出优先次序。
学会代表一个团队，以团队的形式工作。
为每一个项目创建一个带有时间进度的项目日历—确认主要的项目转折点和他们的日期，然后你可以确定你要集中关注于哪一个项目转折点。
不要对每一个项目使用不同的报告格式。使用一个整合的项目汇报工具，它可以让你使用一个标准来进行获取和汇报工作。
为你自己创建一个单独的项目进度（例如使用MS Project，Primavera，Artemis等等）。这可以让你了解到有什么事发生。
不要坐在你的办公室里等待结果。作为程序编制经理，你应该穿上运动鞋，每天在你的团队之间转一转。
为你的主管团队提供定期的工作进展回顾。项目的优先权或其他事情也许会有改变，而你希望从上级那里直接听到这些新闻。
如果方法正确的话，管理多个项目将会获得成功。当今所出现的解决方案是项目工作的观察板—管理整个项目工作的工具。