三、与各部门负责人及具体实施人员的沟通

沟通原则：目标为导向、需求为基础、计划为指南、指导为手段、检查为保障用户的这类人员是信息系统建设直接的受益人和资源的提供者，要在完成自身业务的同时，还要支持和参与信息系统的建设。项目团队与他们的沟通以目标为导向、需求为基础、计划为指南、指导为手段、检查为保障为沟通原则，满腔热情地向他们宣传企业信息化建设的战略目标，项目团队和用户方项目负责人主动和各级部门沟通，深入基层了解真实有效的信息化需求，收集各级部门提出的建设性意见。

项目团队在经过与用户的充分沟通和协商的基础上制定项目计划，并以制定的项目计划作为行动的指南，向用户的相关人员传递项目行动信息。指导项目工作的进行，检查行动的结果。分析出现的问题，充分调动各级部门和人员参与信息化建设的积极性，形成各级部门和人员在信息化建设中多出成绩的良好竞争与合作局面。

在IT信息化项目中。项目团队要将纷繁复杂的项目信息进行结构化的管理，规定项目团队中的每个人都是沟通的主体，都要严格按照沟通计划进行项目沟通；同时，要指派专人负责维护沟通计划、收集产生的信息，在适当的时机发布和终存储信息，并针对沟通计划的执行情况进行沟通方面的绩效考核。

在IT信息化项目的沟通计划中，建立一个《项目沟通通讯录》，可以记载用户主要项目干系人的姓名、职责、通讯方式、需要收集的信息和需要发布的信息、沟通的时机、谁负责与他沟通等资料，使各沟通责任人能够清晰地了解他所负责的沟通任务，可以按规定的时机和内容与他所负责的沟通对象进行及时的沟通。

在IT信息化项目中，项目团队要采用统一的项目文档管理方式，包括统一的文档书写格式、规定的文档目录、文档保存的方式、信息读写的权限等，使文档的书写、保存和检索非常清晰和方便，用户和沟通责任人能够快速地提取到所需要的信息。为保证沟通的真正实现，项目团队要建立沟通反馈机制：规定沟通必须保证信息被接收者接到并理解。

项目团队要通过各种例行的和随机的会议和报告与用户进行沟通，将提交给用户的报告分为定期报告、阶段审查报告和紧急报告三类，规定具体的报告格式及提交时间。将沟通作为用户参与的基础、号角和保障。

在现今瞬息万变的社会中，计划总是没有变化快是不争的事实，没有变化的计划是没有生命力的。

在项目每个阶段的工作开始前，项目团队都要了解当初制定项目计划时的假定和约束条件有没有发生变化，了解项目计划有没有变更的需要；同时通过发送各种形式通知的方式，向用户方的项目负责人、主要项目成员及其他相关人员发送项目将要进行的活动信息。如同进攻前发出的号角一样，使参与项目的用户相关人员切实地做好各项组织、协调和准备工作，配合项目团队共同完成这个阶段的工作。

当项目的某个阶段的工作完成后，项目团队和用户共同检查和记录这个阶段的可交付成果，将项目的实际状况通报给项目各方，肯定工作成绩。鼓舞项目各方的士气，使得项目的各个参与方进一步坚定项目必胜的信心；同时，及时地分析问题以寻求改进，消除存在的分歧和误解。保障并进一步提高用户参与项目活动的热情。

当前的时代是一个合作的时代，信息系统的建设也无法脱离这个主题，它需要信息系统供应商、用户以及项目的其他参与方（如硬件提供商）的共同协作。

所以，高效和健全的项目沟通管理是项目团队为提高用户的积极参与所做出的不懈努力，有效的沟通可以使用户及时了解项目的进展情况，保证项目符合用户的要求，并按照既定的计划向前推进，使用户认同项目的进度并建立预期，及时发现和解决项目推进过程中遇到的问题。

总的来说，信息系统的建设需要项目各方的充分沟通，只有在充分沟通基础上进行的项目，才能保证项目各方的思想统一、步调一致，项目才能终迈向成功。