如何提升中小项目型软件企业的项目管理能力？

如上文所述，我国中小软件企业多数是处于项目管理的第二个阶段，亟待向第三个阶段迈进，这个过程需要加强项目管理的标准化和规范化管理，建立公司层面的整体监管体系，不但要使项目可视，更要可控。这要建立公司级项目管理体系，并且需要分步骤逐步改善项目管理能力，终还得将责任落实到组织和责任人，确定相应的核算和考核关系，并通过项目管理软件，提升综合管理能力。

1) 四步法改善项目管理能力

从项目管理的第二个阶段向第三个阶段迈进不是一朝一夕能完成的，流程和标准也不是制定了马上能够实施和固化的，需要一步一步的来提升项目管理能力。
目前我国中小企业项目管理多数处于一团迷雾的状态，是公司并不清楚项目执行的情况，项目做的如何只有项目经理知道，这是目前的现状。

要让项目过程可视，即公司能了解项目的进展，第一步需要管好“头”和“尾”，即要做到“掐头”和“去尾”。“掐头”是要规范项目审批流程，明确立项的条件和要求，并建立项目在进度、成本和质量方面要达到的目标和评价标准。“去尾”是要完善项目的结项审批工作，对项目的结果进行验证和评估，审查项目是否达到了预期的目标。这个工作能使得一团迷雾的状态得到一定程度的改善，至少项目经理明确了要达到的标准，而且这个标准不仅仅是利润标准。

第二步要实施状态监控。即将项目划分为几个阶段，建立几个关键控制点，对每个阶段进行审查和评估。这个时候需要成立一个项目管理团队，按照统一的规范和要求去收集资料、分析偏差和评估关键点的完成情况。一般情况下，需要项目组按照标准模板定期提供项目汇报，便于评估项目的进展情况。这基本上能达到项目可视化的目标。

第三步需要实施过程监控。“项目的可视化”并不能改善项目的成功率，可视化仅仅是能够让公司的管理层看到项目的问题，只有及早采取行动才能够提高项目的成功率。根据系统工程和质量管理的理论和实践，要改善终的结果，需要改进“生产流程”，并且需要为每一步骤制定实施的标准。在这个阶段需要引入了“过程审计”这个工作，目标是保证每个项目在主要环节都能够按照企业的标准方法来进行。这个阶段是难度大的阶段，也是任何一个组织管理成熟的关键阶段。

第四步是加强管理职能。前面的手段得到建设后，可以获得项目运行的准确和有效的数据。公司层面的项目管理者需要分析项目偏差、质量问题和项目风险，用统一的指标去衡量目前正在运行的项目。项目管理的目标是要不断缩小项目执行的偏差，不断提高项目的质量和成功率。

当完成以上四个步骤以后，项目不再是不可控、不可预测的了，通过长期的积累，分类别地积累项目的成功经验，这样能够在项目实施前预测项目的成本和风险，项目预算和计划也不再是不可执行的猜测。由此，项目预算和计划可以作为一种项目管理手段对项目的执行进行把控。

2) 明确核算关系，加强人员考核和激励

项目管理规范制定了，还需要将责任落实到人和组织。通常项目的执行者都是项目团队或者负责项目的某一个部门。那么项目的责任部门需要对项目的收入和利润负责；项目经理需要对项目的整体质量负责，主要考核项目偏差和客户满意度；项目成员主要考核的是任务的完成情况。

配合考核体系需要建立一套激励体系，这里讲的激励主要指物质激励。对项目责任部门的激励通常是按照项目执行的情况和利润率来考核，提取一部分利润进行奖励。对于项目经理和项目成员，激励的方式主要是浮动工资和项目奖金。浮动工资考核的是个人绩效，项目奖金考核的是团队绩效。

3) 应用项目管理软件，提升项目管理效率

对于项目型企业，仅仅关注项目管理系统建设，还是无法获得综合能力的提升。因为单一的项目管理系统不能解决包括客户、流程、项目、财务、文档、员工、合同等所有的问题，因此需要借助一定的管理工具实现整体协同效应，提高项目管理的效率。通常情况下，企业需要借助项目管理软件来实现这一功能。

项目管理软件可以通过建立门户管理、项目管理、流程管理、知识文档管理、客户管理、财务管理、人力资源管理、配置管理、权限管理等模块，实现计划管理、目标管理、文档管理、资源管理、客户管理、合同管理、营销管理、财务管理、问题管理等功能，终通过简单的门户界面实现远程协同管理。目前市面上的项目管理软件有很多，比如Project Scheduler、MS Project、VELCRO等。

通过建立公司级项目管理体系，确立考核和激励关系，并利用项目管理软件提升企业综合项目管理能力，可使得中小软件企业压缩项目管理成本、提升项目成功率，适应当前较为严峻的外部环境。