全球知名的金融机构花旗银行(Citibank)，为了有效地加速IT项目的执行效率与品质，导入美国Interwoven公司提供的协同式文件管理系统，在节省项目管理成本的同时，更成功地提升了公司的项目管理能力。

　　在花旗银行的每一个IT开发项目中，每个项目中大约都需要产生、签署约20至25份的文件，而花旗银行平均每一个月大约都要启动十个IT项目，而这些IT项目都有许多企业内、外部的团队参与其中，包括公司内部即将采用这些信息系统的多个营运部门、IT部门、设备管理单位，以及外部的系统整合商与外包厂商等等。

　　由于集团内同时有许多的IT项目在同步进行，使得花旗银行在日常的IT项目执行与管理上，遇到许多的问题与挑战。首先，没有建立项目文件的管理系统，使得项目成员们很难去寻求到个人所需要的文件，而且算在众多分散数据库中找到了可供参考的历史文件数据，也很难直接使用，如此一来，许多具有流传价值的文件，也因而消失，无法将企业宝贵的项目经验传承给后人。算是已经被集中储存的部分文件，也因为欠缺足够的能见度与详实的说明解释，而不容易被需要的人发现、使用。并且，许多项目文件都是纸本形式，又经常需要跨部门去进行签署，往往形成了时间的浪费，而且项目的执行工作，也缺乏一致性的流程、品质标准与稽核方法。

　　为了一劳永逸地解决这样的痛苦，于是在确认了公司内部的需求，花旗银行发现文件管理软件是改善公司既有作业流程窘境的佳方案，于是经过缜密研究之后，决定导入Interwoven WorkSite MP，以便解决越来越棘手的IT项目管理作业。

　　美国Interwoven公司是全球的全线企业内容管理（ECM）产品及解决方案供应商，其产品拥有众多专利技术并获奖无数。在全球有超过3千家企业采用了其产品，积累了丰富的实践经验。

　　在文件管理系统上线启用之后，过去一直困扰着花旗银行的项目执行效率不彰以及管理不易的问题，很快地便获得了显著的改善。在这虚拟的IT项目管理平台上，项目相关人员能够集中化地存放所有预先设计好的项目管理文件模版、e-Mail的往返纪录、参考文件、议题清单以及终的文件成品，项目团队有了一个有效互动与协作的空间，不仅大幅提高了项目执行效率，也由于所有项目的完整历程中的内容都能够被系统化地有效分类与储存，使得之后的项目文件产生变得更加简单而快速。

　　通过实施有效的文件管理，花旗银行获得了明显的效益，成员对既有内容资产的利用率显著提高，大幅提升生产力，平均每个项目成员每个月可以节省约5个工作小时，由此花旗银行每年在项目管理成本上减少了约近五百万的财务支出。并且，在保证IT系统品质的前提之下，大大减少用于协调沟通的时间耗费，缩短了项目开发周期，从而有效的提升了企业生产力！