其次,可以考虑在初始项目的实施中组成由业主方和项目承包商人员共同组成的项目团队,这样,在项目实施过程中业主方人员可以获得有关项目交付物的必要知识。在某些情况下,如果业主方能够掌握交付物的主要技术,它能依靠自身的力量完成后续项目。但这种方法的成本是很大的,其后续项目的成本中实际上还应包括对业主方自身技术和管理人员的培训和持有成本(否则如果相关的核心人员选择离开业主方组织,则上述方法基本失效);同时,与相对专业的项目承包商相比,业主方无论在技术还是管理经验方面一般均相对较差。但从实用的观点来看,业主方掌握部分关键知识对谈判过程还是有一定作用的,笔者所参与的项目中,业主方因其拥有若干对系统核心技术有一定了解的技术人员而在一定程度上增强了其谈判地位。
在后续项目谈判中可以采取的某些方法
1、对工作量进行客观而详细的估算。业主方应当严格按照需求说明进行工作量估算,这可以带来两个结果,一是提供一个对工作量的客观的估计结果,这在某种程度上可以加强业主方的谈判地位,二是业主方本身对于工作量的过分的乐观情绪也可以在估算过程中逐步消除,实际上在弥合谈判过程中的“价格鸿沟”方面后者显得更为重要。
2、将注意力集中于进度和质量。在后续项目中,初始项目的承包商的优势地位是显然的,对于业主方而言,单纯的讨价还价不是一个有效的方法,而应当集中注意力于项目进度和质量,这可以带来以下几方面的好处:
(1)在后续项目中对进度和质量提出更高的要求是无可非议的,这是由于该承包商对项目交付物所涉及的技术十分熟悉,同时有许多现成的技术资源可供利用,因此不仅项目实施时间可以缩短,其质量也应当提高。
(2)后续项目是对正在使用的系统进行修改,新系统提交使用的时间越短,相关的新业务开展时间越早,业主方能够通过缩短项目周期获得收益,上述收益能够部分地弥补相关的成本。
(3)从项目承包商的角度来看,如果成本约束不是十分严格,它完全有能力并有意愿在相对更短的时间里以更高的质量完成任务。
3、将初始项目的有关资料作为比较基准。在后续项目的谈判过程中,初始项目中的资源价格、工作量比率等参数可以作为比较基准,这种比较基准一般来说是比较容易被承包商所接受的:
(1)一般而言,后续项目与初始项目之间肯定是存在许多类似方面的,因此两个合同的价格有一定的比较基础。
(2)初始项目合同是在一个相对更强的竞争环境下产生的,因此其更能充分地反映市场条件的要求,因而也能提供一个更令人信服的比较基准。
(3)在比较过程中应当注意进行适当的调整,如价格方面的调整应当充分考虑到工资上涨、通货膨胀、风险溢价以及在后续项目中对进度和质量的更高的要求所带来的成本的增加等因素,合理的调整能够使得项目承包商更容易接受。
综上所述,在后续项目的谈判中,由于初始项目的承包商在某种程度上具有较强的谈判地位,如果业主方对此没有充分的准备,会给谈判过程带来较大的困难。但如果谈判双方(尤其是业主方)抱着理性和讲求实际的态度并进行详细而充分的准备,能够达成充分反映双方利益的协议并为项目未来的成功打下良好的基础。