真正的聪明人会采取第二种方法。只是要唬烂,还是得要有唬烂的技巧,以便在被老板质问时,可以找到一个适当的替死鬼。以下我会针对项目经理在估计的过程里,常用的流程进行细部的介绍。
民意调查
民意调查的重点,在于项目经理需要把所有的工作先区分出来。也是说,项目经理得要知道要完成一个项目,所有的工作项目应该是什幺。原则上如果连工作项目也不清楚,抄抄前人的智能也差不多了。
等到每个工作都区分出来了,接着是要帮每项工作找个替死鬼,要他们提供时程的预估。接着把民意调查的结果纪录下来。这里需要特别注意的是,要确定每项工作都要少找到一个人愿意提供估计的数据。下面这个例子是一个不好的例子:
布鲁斯:莱西,你认为这个案子的系统分析要花几个月?
灵犬莱西:汪汪汪。
布鲁斯记录了,系统分析:三个月…
十个月后:
吉娜:布鲁斯,为什幺你们预估系统分析要花三个月,可是光系统分析,花了十个月?这到底是谁估的?怎幺会差这幺多?
布鲁斯:…(这个莱西,我要把你烤成肉干来吃…)这个嘛…
正确的做法是:
布鲁斯:赛门,你认为这个案子的系统分析要花几个月?
赛门:嗯…我想,少要三个月…五个月好了。
布鲁斯记录了,系统分析:六个月…
三天后:
吉娜:为什幺你们预估系统分析要花六个月,怎幺会要这幺多的时间?
布鲁斯:这个是赛门估计出来的,为了怕出现什幺状况,我再加上一些buffer。如果你觉得不妥,你要不要跟赛门谈谈…
十个月后:
吉娜:为什幺你们预估系统分析要花六个月,后却花了十个月现在还看不到一个影?
布鲁斯:这个是赛门估计出来的,他一开始预估五个月,我还已经加了一个月的buffer,可是现在看起来,还是不够,当然,这不是赛门不努力,也不是我们没有好好掌握,实在是一开始太乐观了…
吉娜:赛门,你这个数字到底是怎幺估出来的?…
透过民意调查法,一方面可以让项目成员享受参与项目的乐趣。如果工作顺利完成,这当然是你领导有方才可以顺利达成任务;如果工作延迟了,少你还有一个替死鬼可以推卸责任。当然,这个替死鬼再预估时间时,多半也是自由心证抓出来的。
加权计算
民意调查完了以后,其实有两个动作要做,第一个是加权计算。
所有的预估都会有误差,根据科学的统计,误差的大小,跟你一辈子会踩到多少次狗屎成反比。原则上狗屎运越好的人,误差越小。只是这些误差,是随机地分布在不同项目之中。
也是因为这个原因,让项目的估计非常的不准确。这也是我们为什幺要加权计算的原因。因为事情总是有出乎意料的可能,所以通常我们会为每个工作项目,预估一定的buffer。再加上我们对于项目成员的了解,会加上一定的权重,例如:Steven所估出来的时间,需要乘以2倍;Andy所估出来的时间,需要乘以3倍;Joyce所估出来的时间,则是要乘以0.8倍…
除此之外,我们通常会针对技术上的难度,以及各种风险系数,定出一定的权重,再加上使用者可能变更的项目,再乘以一个权重。
这个方法的重点,在于所有的权数是你自由心证,随便高兴自行判断出来的。也是说全部都是依据你个人的经验,以及上天赐予的灵感,加上奇怪的政策规定形成的公式所计算出来的。
在经过项目成员自由心证的预估,再乘上一个自由心证的权重之后,通常这时候你会得到一个被放大许多倍的时程。这是为什幺通常我们会需要讨价还价的原因。不过在进一步探讨市场买卖的喊价法之前,我们应该先看看综合现在这两种方法的变形:超人估计法。
超人估计法
原则上这个方法是综合了民意调查法与加权计算的特性。民主的中,凡是有投票权的人,都觉得他参与了改变世界的过程。使用民意调查法,可以让被问到的人有参与感。问题是公司通常不是一个民主的世界,从老板通常不是透过选举选出来的知道了。老板通常会有特别信赖的人,跟政府首长特别喜欢征询专家学者的意见一样,这些人通常是老板下决定时的信息来源。这些人通常具有超人一等的能力,可以用超光速绕着地球飞行,由于头发无法承受这幺高速飞行摩擦,所以头通常会变得秃秃的。我们可以简单地将这些人归类为『超人』。
对于超人来说,估计时程这个问题,可以从他们超凡的X光眼睛中,洞察宇宙的奥秘,所以可以预知未来。(不要问我X光跟预测未来有什幺关系。)只是项目经理通常会由于经验的驱使,将超人与平凡人的能力差异列入考量。这时候的争论,通常在于超人的力气到底等于几个凡夫俗子加起来的结果。
超人:因为我是超人,我会使用光速飞行,所以我想这个项目,如果我来做应该只要三个月可以做完了。
布鲁斯:超人,这是因为你的力气太大了,所以我觉得你不可以用你的标准来看这个平凡的世界。我想我们少应该要乘以四倍,我会预估十二个月才可以完工。
吉娜:布鲁斯,你还是高估了一般凡人的能力,我觉得乘以五倍差不多。
这时候的问题,通常在于到底一个超人等于多少个凡人这样无用的争论上。实际上,超人通常只是提出一个根本不可能的下限,让大家自己往上加码。此外,通常因为超人忙着拯救世界,所以通常不会有空来参与这个项目的开发。所以项目还是会如预期地delay。
讨价还价
所有预估的时程,都会需要经历这个过程。典型的例子如下:
布鲁斯:系统分析需要六个月?
吉娜:可是客户要在十个月内上线啊,六个月的系统分析根本不可能。布鲁斯,为什幺你们预估系统分析要花六个月,怎幺会要这幺多的时间?
布鲁斯:这是赛门估出来的啊,我不可能不保留一点buffer?
吉娜:我多给你半个人,我请史壮花百分之五十的时间帮忙你,四个月内做完。
布鲁斯:不可能,少需要五个月。
吉娜:我请史壮这段时间全力帮忙你,可是你要确定把他的时间盯好。不要让他去忙其它的事情。现在你有两个全职的人了,我想这样应该可以在三个月内做完。
布鲁斯:还是不可能,史壮这幺忙,我不相信他可以full time support。为了保险,我觉得少还是需要四个半月。
吉娜:你要给他们压力啊,一定要把他们的生产力都挤出来。无论如何,一定要在四个月内完成。
布鲁斯:好吧。我试试看。
这种事情做多了,其实也明白了。通常在一开始预估schedule时,会先保留一部份的buffer,等着让老板来砍。这种讨价还价的行为一旦形成习惯,会变得是每次估计时程,都要上演的戏码。其实跟台湾人在夜市买卖东西差不多。