7、必须包含系统数据流的说明。这部分内容看上去好象是概要设计的内容。其实，在需求报告中，不应该只简单说明有什么什么单子，上面有什么。一定要说明清楚，谁根据什么产生了这个信息，信息里有什么，经过什么途径，又给了哪个位置等。同时，如果流程重组了，可以不描述旧的流程，直接按照新的流程开始说明。这部分不仅可以使阅读者明白详细的系统要求，同时还可以给需求报告书写人员一个整理思路的方式。它可以使需求分析更准确严谨，避免出错，遗漏或避免一些关键点没问清楚。

　　8、必须包含界面或其他要求的描述。比如数据精度，界面颜色与布局风格等。很多人尝试在概要设计中，去做这部分内容，其实，有的时候，在需求报告中，也要反应用户的要求。现在很多用户已经具备了比较强的计算机理解与使用能力，他们有时会主动告诉你他要的是上面有什么，下面有什么，左面什么样，右边什么样，哪个地方都怎么样。这是很宝贵的信息，采集并获得用户确认，可以使系统推广的时候，减少不少阻力。

　　9、必须包括系统未来的思考。这部分内容主要是作为一个需求调研人员，需求分析后，认为系统现在这样做，还有哪些局限或不足，将来还可以发展成什么样。这部分书写，可以给系统概要设计人员定义系统生存周期、设计数据结构等提供宝贵的参考资料。因此，如果有能力，要让自己发挥作用，一定别忘了写上。

　　在需求说明书的书写中要注意的几个问题与误区：

　　1、不要怕写的多。一定要建立合理的目录结构，使人们可以按照自己关心的部分去阅读。不要怕长，但是语句一定要准确精练。有的时候，阅读者不一定需要第一次把文件全看完，他首先是有一个概念，然后去某部分仔细确认与查找。要把需求说明书写得象我们的手机使用说明书那样，越明白越细致越准确越好。

　　2、千万不能出现二义性。在需求说明书中，有二义性的语句可能会产生灾难性后果的！所以，作为书写人员，一定要尽量回避二义性，同时做需求报告评审审核时，也要把二义性做为重点消除目标。

　　3、写报告前定义阅读者。这个工作可以写在需求说明书里，让每个阅读者都知道，也可以开发小组内部确认行了。因为实际情况不同，需求说明书可能不是给用户读，也可能是用户与开发人员，还可能是用户、开发人员和某些特殊部门。阅读者的不同，会影响我们说明书的内容与书写角度。看看手机说明书，如果是给用户，一种写法，如果是给维修人员，一种写法，如果是给测试人员，一定是另一种写法，所以，需求说明书书写前，要确认阅读者范围。

　　4、一定要在写需求说明书的同时，保留一份书写记录。这个工作看上去没什么，其实，这个工作可以帮助你去清理思路，甚至指导需求分析人员，去问什么，找什么人，系统计划是否合理等。我的记录内容是一个表格，从什么时间开始，到什么时间，做了什么，参与人是谁，内容简介。比如，我接触一个系统，先根据个人经验，写了一个系统框架，以它为第一稿。然后获得了一些电子文件资料，我会在书写记录里加一行，什么时间，从谁那里获得电子资料，是什么，放哪个目录里了。然后，根据这个电子资料，写了一个改动文件，定义为第二稿，我也会写什么时间，写了第二稿，与第一稿的区别主要是增加/修改了哪些内容。 我个人觉得，这个资料对于一个大型管理系统的分析非常有用，前后责任人及项目进度很清晰。

　　5、讨论会议与流程确认前，一定要写计划及执行结果。内容为有哪些疑问，都是怎么回答的。这个资料可以使需求说明书更严谨，不容易出错，也可以避免一些理解偏差与重复讨论。还可以参考结果进行计划安排。

　　6、个人定位要低调。做需求调研和报告书写，必须本着唯物主义，客观的，冷静的观点去书写。同时，还要肯付出，对于反复修改的工作不厌其烦，始终保持耐心细致，扎实认真的态度。这个态度决定说明书的可用性有多高。